AVG-beleid
In dit beleid beschrijven we hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken in het kader van onze activiteiten. Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). WNTweb is verwerkingsverantwoordelijke: de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.
Doeleinden van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het organiseren en faciliteren van educatieve activiteiten.
- Het beheren van inschrijvingen en deelname aan onze programma’s.
- Het onderhouden van contact met deelnemers, medewerkers en partners.
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Transparantie
Het moet voor de betrokkenen duidelijk zijn van wie, hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt. In het verwerkingsregister staat beschreven van welke bezoekers WNTweb data verzamelt, om welke data het gaat en hoe lang de gegevens bewaard worden. WNTweb verwerkt niet méér gegevens dan noodzakelijk is (dataminimalisatie).
Grondslagen voor gegevensverwerking
Er zijn volgens de AVG zes grondslagen waarop persoonsgegevens mogen worden verwerkt.
| Grondslag | Toelichting | In context WNTweb |
| Toestemming | De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden. | Organisaties op website Verzending nieuwsbrieven Gegevens delen met derden Beeldmateriaal |
| Uitvoering van een overeenkomst | De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen. | Loonadministratie Overzicht zzp’ers Facturen aan samenwerkingspartners |
| Wettelijke verplichting | De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de verwerkingsverantwoordelijke is onderworpen. | Personeelsdossiers |
| Vitaal belang | De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen. | Niet van toepassing |
| Taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag | De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen. | Niet van toepassing |
| Gerechtvaardigd belang | De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene, die om bescherming van persoonsgegevens vragen, zwaarder wegen dan die belangen. | Contactbestand Sollicitanten |
Functionaris Gegevensbescherming
Judith Zuiderwijk is onze Functionaris Gegevensbescherming. Haar taken zijn:
- Monitoren of het beleid in de praktijk nageleefd wordt. Collega’s proactief attenderen op de regels om naleving te verbeteren.
- Minimaal eens per jaar een opschoningsactie om verouderde gegevens te verwijderen en hiaten te ontdekken.
- Bijhouden verwerkingsregister, register datalekken en register AVG-bestanden.
- Gesprekspartner voor medewerkers die gegevens willen verwerken en/of met derden willen delen om te toetsen of dit conform AVG en ons beleid mogelijk is.
Mailen van relaties
Nieuwsbrieven mogen worden gestuurd nadat iemand proactief toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van de informatie. Voor nieuwe ontvangers is een opt-in vereist waarin iemand expliciet toestemming geeft. In het geval van bestaande relaties kan het zo zijn dat er een gerechtvaardigd belang is. Dan volstaat het als iedere mail de mogelijkheid tot opt-out biedt. Dat betekent dat het sowieso niet is toegestaan om zelfstandig lijstjes te maken en mensen te mailen met uitnodigingen, omdat dan de mogelijkheid tot afmelden ontbreekt.
Verwerkingsregister
In het verwerkingsregister zijn de gegevens die WNTweb verzamelt in kaart gebracht. Per verwerkingsactiviteit wordt zichtbaar gemaakt wat het doel is, welke wettelijke grondslag er is, wie de betrokkenen zijn, om welke gegevens het gaat en wat de bewaartermijn is. We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. Ook is hier opgenomen met welke derden er eventuele verwerkersovereenkomsten zijn gesloten.
Opslagbeperking
Organisaties moeten persoonsgegevens verwijderen zodra die niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel waarvoor ze zijn verzameld. Er geldt dus een beperkte bewaartermijn voor gegevens. Voor alle verwerkingen moeten de organisaties nadenken of het echt nodig is om gegevens te bewaren en, als dat het geval is, hoe lang dat moet zijn. In het verwerkingsregister staan de redenen voor de bewaartermijn als de exacte duur ervan. Zodra de afgesproken bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens niet langer verwerkt en verwijderd.
Delen van gegevens
WNTweb deelt persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met derden die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. De verwerkersovereenkomsten zijn opgenomen in het verwerkingsregister.
Beveiliging van persoonsgegevens
Persoonsgegevens moeten goed beschermd zijn tegen verlies, ongeoorloofd gebruik en cybercriminaliteit om risico’s zoals datalekken en identiteitsfraude te voorkomen. De opslag van persoonsgegevens gebeurt op onze beveiligde omgeving Sharepoint. De locatie waar wordt opgeslagen is beperkt toegankelijk; alleen zij die de gegevens nodig hebben, kunnen hierbij.
Privacy awareness
De effectiviteit van beveiligingsmaatregelen staat of valt met de privacy awareness binnen de organisatie. Begrijpen mensen het belang? Zijn zij gemotiveerd en kunnen zij op de juiste wijze omgaan met data en de systemen? Goede voorlichting en regelmatige aandacht voor dit onderwerp zijn net zo essentieel als de maatregelen zelf. Daarom wordt daar binnen WNTweb minimaal eenmaal per jaar aandacht aan besteed.
Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar met betrekking tot hun persoonsgegevens. Verzoeken met betrekking tot deze rechten kunnen worden ingediend via info@wntweb.nl. Deze mails worden doorgestuurd naar de Functionaris Gegevensbescherming.